Slik effektiviserer du tiden mellom rekruttering og første arbeidsdag

I denne tiden hvor ulike bedrifter kjemper om samme arbeidsstyrke, er det viktigere enn noen gang å sette gode rutiner for hvordan man ønsker nye medarbeidere velkommen til arbeidsplassen. Hvis onboardingen er dårlig og forventningene til rollen ikke er innarbeidet, er mange i dag tilbøyelige til å forlate den nye jobben for en annen arbeidsgiver. For å få en virkelig god og effektiv start bør onboardingen starte allerede i tiden mellom kontrakten signeres og første arbeidsdag gjennomføres – det er det som kalles preboarding.

En god rutine for hvordan tiden mellom ansettelse og første arbeidsdag skal se ut er dermed en viktig tids- og kostnadseffektiv nøkkel i kompetansetilbudet. Her er mine beste tips for en god preboarding-prosess!

Planlegge

Det første og kanskje viktigste steget for å komme i gang med en god preboarding er å lage en solid plan. Hva vil du egentlig oppnå med preboardingen? Hvilke mål og målepunkter kan du sette deg? Hvilken informasjon må du samle inn om nyansatte for å gjøre starten så god som mulig? Og hvilken informasjon trenger de fra deg? Ved å forberede den ansatte så godt som mulig vil produktiviteten øke betraktelig tidlig på den nye jobben. Hvilke steg er viktige for deg for å oppnå det?

… Men vær realistisk

Å planlegge en preboarding-prosess er ikke rakettvitenskap, men det kan likevel føles vanskelig å komme i gang hvis det ikke er noe du har jobbet med tidligere. Begynn enkelt, ta ett steg om gangen og tilpass prosessen din til hvilken kapasitet du har akkurat nå. Hva er absolutt viktigst for deg og hva du vil tilrettelegge mest for nyansatte? Start der – da har du fortsatt kommet lenger enn før. Utvid deretter bit for bit.

Digitalisering

Å gjøre preboarding-prosessen digital, ved hjelp av et kandidatverktøy, forenkler man flere aspekter. På den ene siden kan den ansatte få tilgang til viktige ressurser umiddelbart når rekrutteringsprosessen er gjennomført og på den andre siden kan det opprettes ulike typer preboarding-reiser avhengig av hvilken rolle som er rekruttert. I tillegg sørger det for at rutinen din ser lik ut uavhengig av hvilken leder som har ansvaret – da gjør det ikke noe at noen ledere er flinke til å sende ut mail og invitere på kaffe, mens andre ikke er det. De digitale verktøyene som finnes i dag gir alle like vilkår, mens preboarding-prosessen krever mindre tid og kostnader fra organisasjonen.

Kultur og vurderinger
For å spare tid fra selve onboardingen og gi den ansatte en følelse av arbeidsplassen, er det greit å begynne å introdusere kultur og verdier allerede under preboarding. Dette kan for eksempel gjøres ved å sende ut en lenke til en film som forteller mer om selskapet og dets historie, og kombinere det med en kort digital opplæring der verdier og verdier introduseres med noen scenarier å ta stilling til. Hold det kort, enkelt og morsomt!

Velkommen til teamet

Vi kjenner nok alle den pirrende følelsen av å ha fått en ny jobb, men å måtte vente måneder på den første dagen. Nysgjerrighet og nervøsitet kan lett tilfredsstilles med noen enkle rutiner og for å få nye medarbeidere som føler seg virkelig velkommen er et tips å introdusere andre i teamet så tidlig som mulig. Ikke la alt det sosiale vente til første dag på kontoret, hvorfor ikke invitere til en kaffe eller AW på kontoret? Oppmuntre den ansatte til å komme i kontakt med alle i teamet på LinkedIn og inviter dem til å følge Instagram-kontoen din der de kan ta del i kulturen og det daglige arbeidet. Ved å bruke kanalene koster det ingenting og kan gjøre også nye stjerner kjenner at de er en del av teamet langt innen den første dagen.

Evaluere
Når du har startet med preboardingen er det viktig å fortløpende evaluere for å kunne fjerne og legge til deler. Få de nyansatte til å svare på anonyme skjemaer og sammenligne svarene med dine oppsatte mål. Ved å hele tiden finjustere prosessen sikrer du at den er det beste for deg og dine ansatte.

All preboarding skal selvsagt gjøres med respekt for at den ansatte ennå ikke jobber for deg og kanskje ikke har all verdens tid med en annen jobb å gå til hver dag. Men fordi nye ansatte, allerede før deres første dag, har blitt introdusert for viktig informasjon, deres team, ledere, kultur og verdier, vil den første tiden i selskapet være en skikkelig kickstart!

/Marcus Johansson, Pre-sales Manager i Visma Talent Solution