Personvernerklæring

Hvilke personopplysninger behandler Visma?

Personopplysninger som Visma behandler om deg kan være:

Grunnleggende kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer, e-post og demografisk informasjon
Informasjon om brukere og webtrafikk som innloggings-ID, brukernavn og IP adresse
Finansiell informasjon som fakturainformasjon
Innhold du har lastet opp eller delt med Visma som for eksempel bilder, kommentarer, artikler og videoklipp
Statistikk som viser hvordan brukerne anvender vår software og konsumerer innhold vi tilbyr
Informasjon delt i forbindelse med jobbsøknader

For de formål som nevnes i avsnittet “Hvorfor behandler vi personopplysninger?” behandler Visma ikke sensitive personopplysninger om deg.

Hvordan samler vi inn dine personopplysninger?

Generelt samler Visma inn personopplysninger direkte fra deg eller andre personer som er tilknyttet vår Kunde. Dersom Kunden du jobber for kjøper produkter og tjenester fra Visma via et partnerselskap av Visma, kan vi samle inn opplysninger om deg fra partnerselskapet.

Vi benytter også informasjonskapsler (cookies) og andre sporingsteknologier når du besøker Visma sine nettsider, bruker våre applikasjoner/tjenester og er i dialog med oss via e-post, for å optimere din opplevelse av Visma, våre produkter og våre nettsider. Se gjerne vår cookie policy for ytterligere informasjon om dette.

I noen tilfeller kan vi også samle inn informasjon om deg fra andre kilder. Disse kildene kan være tredjeparter, våre markedsføringspartnere, offentlige kilder eller sosiale medier.

Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Denne personvernerklæringen gjelder når Visma-konsernet og våre datterselskaper (Visma) behandler dine personopplysninger for ulike formål i forbindelse med at du er i dialog med oss. Dette kan eksempelvis være ved:

Kjøp og levering

Håndtere kundebestillinger, avtaler og betalinger
Tilby tjenester direkte til deg, som e-læring, webinar og rapporter
Gi tilbud om produkter og tjenester til Kunder
Opprette og fasilitere kontoer for brukere av våre tjenester

Support og forbedringer

Forbedre og utvikle kvalitet, funksjonalitet og brukeropplevelse for våre produkter, tjenester og Visma nettsider
Tilby kundesupport for våre produkter og tjenester
Drive nettforum for opplæring og for å muliggjøre interaksjon mellom brukere og Visma

Sikkerhet

Oppdage, redusere og forhindre sikkerhetstrusler og misbruk, samt utføre vedlikehold og feilsøking

Markedsføring

Håndtere preferanser og sende ut markedsmateriell
Opprette interesseprofiler for å markedsføre relevante produkter og tjenester (profiling)

Rekruttering

Administrere rekrutteringsprosesser og behandle jobbsøknader
Vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser

Informasjon om hvordan personopplysninger behandles i en av våre mange tjenester er beskrevet i den respektive Databehandleravtalen for tjenesten. Visma er i dette tilfellet Databehandler, og behandler kun data på vegne av og etter instrukser gitt av Kunden. For ytterligere informasjon om dette kan du kontakte kundesupport for den spesifikke tjenesten.

Hva er rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger?

Visma behandler personopplysninger på flere rettslige grunnlag.

Avtale med deg

Vi behandler dine personopplysninger på grunnlag av en juridisk bindende avtale med deg. Dette kan eksempelvis være når du søker på en stilling i Visma. Behandling av dine personopplysninger som CV, søknad og referanser er nødvendig for at Visma skal kunne håndtere jobbsøkeres henvendelser før en kontrakt er signert.

Ditt samtykke

Visma kan også behandle dine personopplysninger basert på samtykke. Du vil alltid ha muligheten til å trekke tilbake ditt samtykke.

Legitim interesse

Visma har en legitim interesse når vi behandler dine personopplysninger for formål som, sikkerhet, support og forbedring, samt når du opptrer som en kontaktperson for en eksisterende eller potensiell kunde, herunder i forbindelse med kundesupport. Dine personopplysninger behandles fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke er i konflikt med dine fri- og rettigheter som privatperson.

Videre behandler Visma dine personopplysninger basert på legitim interesse dersom du melder deg på et webinar, laster ned rapporter og annet innhold fra våre nettsider, samt når du benytter deg av Visma sine nettforum. Den legitime interessen er å gi deg korrekt innhold, arrangere webinarer, markedsføring og administrere dine henvendelser. Les mer om hvordan Visma behandler dine personopplysninger til markedsføring basert på legitim interesse og dine rettigheter i den forbindelse under denne personvernerklæringens punkt om “Markedsføring”.

Hvordan deler vi dine personopplysninger?

Innenfor Visma-konsernet

Siden Visma-konsernet består av mange forskjellige datterselskaper er det viktig for oss at vi gir deg en best mulig kundeservice og totalopplevelse. For å opprettholde en fullstendig oversikt over og innsikt i hvilke Kunder og kontaktpersoner som har forbindelser med de ulike selskapene i Visma, kan koordinering på tvers av selskaper og land være nødvendig.

Utenfor Visma-konsernet

Visma kan også dele dine personopplysninger med eksterne tredjeparter i følgende sammenhenger:

Visma nettforum

Dersom du legger ut et innlegg, skriver kommentarer eller lignende på Vismas nettforum eller andre fora på Vismas sine nettsider, kan slik informasjon leses og brukes av alle andre som har tilgang til slike fora. Visma er ikke ansvarlig for informasjon du tilgjengeliggjør i slike nettforum, Visma-nettsider eller andre lignende fora.

Forretningspartnere

Visma kan dele dine personopplysninger med våre partnere så lenge dette anses som legitimt fra et forretningsperspektiv og er i overensstemmelse med gjeldende personvernlovgivning.

Offentlige myndigheter

Politiet og andre myndigheter kan kreve å få utlevert personopplysninger fra Visma. I slike tilfeller vil Visma bare utlevere personopplysninger og data dersom det foreligger en rettskjennelse eller lignende om å gjøre det.

Når benytter vi underleverandører?

Visma bruker underleverandører til å behandle personopplysninger. Disse underleverandørene er vanligvis leverandører av skytjenester eller andre IT-tjenester.

Ved bruk av underleverandører vil Visma inngå en databehandleravtale (DBA) for å beskytte dine rettigheter til personvern i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Dersom underleverandører befinner seg utenfor EU/EØS, vil Visma sørge for at det inngås gyldige overføringsmekanismer med disse på dine vegne ved å benytte ordninger godkjent av EU kommisjonen, herunder EU Model Clauses.

Du er alltid velkommen til å be om en oversikt over og mer detaljert informasjon om Visma sine underleverandører. Hvordan du kan kontakte oss står beskrevet i siste avsnitt i denne erklæringen.

Hvor lenge oppbevarer vi dine personopplysninger?

Visma lagrer kun dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre kontraktuelle forpliktelser. Når behandling av personopplysninger er basert på andre rettslig grunnlag, som legitim interesse, vil opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Derfor kan dine personopplysninger være underlagt forskjellige lagringsrutiner basert på typen data og formålet for innsamlingen. Her er noen eksempler:

Ved rekruttering sletter Visma dine personopplysninger som CV, søknad og andre dokumenter når rekrutteringsprosessen er avsluttet, vanligvis maksimum 6 måneder etter søknadsfristen, med mindre annet er avtalt med deg.

Et annet eksempel er kontaktinformasjon som lagres for markedsføringsformål, inkludert leads eller potensielle kunder. Slike personopplysninger vil slettes senest 24 måneder etter siste registrerte aktivitet.

For ytterligere informasjon om sletting av data er du velkommen til å kontakte oss (se kontaktinformasjon i siste avsnitt i denne erklæringen).

Hva er dine rettigheter?

Grunnleggende rettigheter

Du har rett til innsyn i dine personopplysninger og kan be om en oversikt over de personopplysningene vi lagrer om deg. Du kan også ha rett til å ta med deg dine personopplysninger fra en virksomhet til en annen (dataportabilitet). Du har også rett til å be om at Visma korrigerer feil i dine personopplysninger.

Videre har du rett til å be om sletting av personopplysninger og til å begrense eller motsette deg behandling av dine personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen eller andre tjenestespesifikke vilkår.

Vennligst bruk e-postadressen infotalentsolutions@visma.com for å komme i kontakt med oss angående punktene i dette avsnittet.

Du har også rett til å sende inn en klage til Datatilsynet vedrørende vår behandling av personopplysningene dine.

Markedsføring og profilering

Den legitime interessen

Når du er i dialog med Visma ved å besøke Visma nettsider, laste ned innhold, deltar på webinarer, samt når du bruker Visma sine tjenester, vil Visma behandle dine personopplysninger basert på legitim interesse. En av Visma sine legitim interesser for behandling av personopplysninger er markedsføring.

Visma bruker dine personopplysninger til å levere relevant innhold til deg gjennom direkte markedsføring på sosiale medier og e-post, nettsider eller i en Visma-tjeneste, basert på dine preferanser. Personopplysninger som behandles er aggregerte detaljer om deg som for eksempel IP-adresse, interesser (hva du har klikket på etc.), brukernavn og enhet. Dette gjøres ved bruk av teknologier som informasjonskapsler (cookies) og kalles profilering. Visma vil også kunne kombinere dette med informasjon om kundeforholdet vi har med din virksomhet.

Formålet med profileringen er å levere tilpasset markedsføring til deg, forbedre brukeropplevelsen din med våre tjenester/websider og levere produkter som kundene våre er fornøyd med. Vismas tjenester brukes generelt som verktøy for arbeidsrelaterte formål, og din atferd i disse verktøyene sier dermed lite om ditt personlige liv. Det er heller ikke snakk om noe sensitiv informasjon. Dine personopplysninger behandles derfor fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke er i konflikt med dine friheter og rettigheter som privatperson.

Visma bruker også e-post som verktøy for å kommunisere markedsføring, men kun dersom du har gitt samtykke i henhold til markedsføringsloven dersom det er behov for dette. Hvis du har gitt et samtykke har du alltid mulighet til å trekke dette tilbake og reservere deg fra markedsføringen som beskrevet nedenfor.

Rett til å velge bort markedsføringskommunikasjon

Du har rett til å melde fra om at du ikke ønsker å motta eller være gjenstand for markedsføring og profilering fra Visma og kan gjøre dette ved enten å:

Følg instruksjonene for reservasjon (opt out) inkludert i markedsføringskommunikasjon
Endre innstillinger på din profilside hos Visma
Kontakte oss ved å sende en e-post til infotalentsolutions@visma.com

Vær oppmerksom på at selv om du velger ikke å motta markedsføringskommunikasjon fra Visma, kan du likevel motta administrativ kommunikasjon som for eksempel bestillingsbekreftelser eller varsler som er nødvendige for å administrere kontoen din eller de tjenestene som vi tilbyr kundene våre.

Hvordan kontakte oss

Vi vil gjerne høre din mening. Dersom du har kommentarer til eller spørsmål om personvernerklæringen vår eller andre spørsmål knyttet til personvern, herunder mulige personvernbrudd, ber vi deg kontakte oss på infotalentsolutions@visma.com.