Fra EVP til integrert rekrutterings- og onboardingsprosess

Anette Nordsjö, HR-partner, har jobbet i Sigtuna kommune i snart fem år og beskriver hvordan de har sett skikkelig på HR-prosessene sine for å skape de rette grunnforholdene for å digitalisere virksomheten.

– Vi gjorde veldig spredt innsats, som ikke førte til noen reell effekt. Vi bestemte oss derfor for å fjerne mange av aktivitetene vi holdt på med og starte fra bunnen av med å bygge opp vårt arbeidsgiverløfte, det vil si EVP (Employee Value Proposition).

Med sin EVP på plass kunne Sigtuna da sørge for at de hadde samme budskap og tilbud til hele kommunen, noe som blant annet gjorde det lettere å bli oppfattet som enhetlig, uavhengig av hvilken stilling en kandidat søkte på. Neste steg var å sørge for at kommunen hadde de rette forutsetningene og budskapet for proaktivt å nå vanskelige rekrutterbare roller.

En introduksjon som passer for alle

Hvilke andre utfordringer var det på deres digitaliseringsreise?

– Introduksjonsdager for nyansatte. Det var en uholdbar situasjon å holde en fysisk introduksjonsdag når alle ansatte i kommunen ikke kunne delta. Vi digitaliserte introduksjonsdagen, men oppdaget raskt at det ikke var nok. Vi savnet fortsatt å nå ut med meldinger til deler av kjernevirksomheten vår. En lærer kan for eksempel ikke gå glipp av en leksjon for å delta på en introduksjonsdag, uavhengig av om de er fysiske eller på nett.

HR-teamet i Sigtuna kommune innså at de trengte å lage en introduksjon der den enkelte og virksomheten selv kunne bestemme når det er best å få tilgang til informasjonen. De startet arbeidet med å implementere en kunnskapsportal hvor de nå har laget opplæring og annen viktig informasjon som nyansatte må være oppmerksomme på.

– Målet vårt er at alle ansatte skal ha gjennomgått sin onboarding i løpet av den første måneden i jobben, sier Anette. Det vil være enkelt å måle hvem som har gjennomført opplæringen og ikke, samt et verktøy for lederne å snakke om med sine nyansatte. På denne måten sikrer vi at alle får samme informasjon og har de rette forutsetningene for å komme videre i rollen sin.

Gjør tiden mellom jobbene meningsfull

Det er ofte et gap i tid mellom når en kandidat signerer kontrakten med sin nye arbeidsgiver og når han har sin første dag. Kommunen ønsket å endre seg og nå ut med rett type informasjon. Anette forteller hvordan ideen om å jobbe mer strukturert med pre-boarding ble initiert.

-Tiden mellom å si opp sin gamle arbeidsgiver og vente på å begynne på den nye arbeidsplassen kan oppleves som et tomrom. Vi har laget automatiserte e-postflyter som kandidater mottar allerede før den første dagen. Vi ønsker at den positive følelsen rundt oss som arbeidsgiver skal fortsette fra rekruttering til første dag uten slakk. Inspirerende informasjon i kombinasjon med retningslinjer, policyer, fordeler, som ellers kan oppleves tungt om du mottar den din første uke. Vi ønsker at våre nye medarbeidere skal føle seg inspirerte og velkomne allerede før de starter.

Hva er hovedfordelene ved å ha felles prosesser for rekruttering, pre-boarding og onboarding?

– Vi kan være trygge på at vi skaper like vilkår for alle, ledere så vel som ansatte. Våre ledere kan enkelt følge opplæring som deres ansatte har gjennomført. Det blir mindre spredt. Det sparer oss også for tid å ha en integrasjon på plass mellom rekrutteringssystem, onboarding-portal og også lønnssystem. Dette gjør at vi har kontroll på dataene som flyter mellom systemene slik at det ikke blir unødvendig manuelt arbeid før pre- og onboarding starter.

Fra tidligere ansatte til ambassadører

Hva er neste steg på din digitaliseringsreise mot å bli den mest attraktive arbeidsplassen i Stockholms län?

– Vi vil fortsette å utvikle og forbedre onboardingen vår. Men det neste initiativet blir offboarding. Å sikre at vi virkelig forstår hvorfor våre ansatte slutter, lærer av det og jobber så godt vi kan for å gjøre dem til ambassadører.