Så effektiviserar ni tiden mellan rekrytering och första anställningsdag

I tider då olika företag fightas om samma arbetskraft är det viktigare än någonsin att sätta bra rutiner för hur man välkomnar nya medarbetare till arbetsplatsen. Om onboardingen blir dålig och förväntningarna på rollen inte införlivas är många idag benägna att lämna det nya jobbet för en annan arbetsgivare. För att få en riktigt bra och effektiv start bör onboardingen börja redan i tiden mellan att kontraktet är påskrivet och den första arbetsdagen är gjord – det är det som kallas preboarding. 

En bra rutin för hur tiden mellan anställning och den första arbetsdagen ska se ut är alltså en viktig tids- och kostnadseffektiv nyckel i kompetensförsörjningen. Här följer mina bästa tips för en bra preboardingprocess! 


Planera
Det första och kanske viktigaste steget för att komma igång med en bra preboarding är att göra en gedigen planering. Vad är det ni egentligen vill åstadkomma med preboardingen? Vilka mål och mätpunkter kan ni sätta upp? Vad behöver ni samla in för information av nya medarbetare för att deras start ska bli så bra som möjligt? Och vilken information behöver de ha av er? Genom att förbereda medarbetaren så bra som möjligt kommer produktiviteten öka markant under den första tiden på nya jobbet. Vilka steg är viktiga för att ni ska uppnå det? 

… Men var realistiska 
Att planera en preboardingprocess är inte raketforskning, men ändå kan det kännas svårt att komma igång om det inte är något man sysslat med förut. Börja enkelt, ta ett steg i taget och anpassa er process efter vilken kapacitet ni har just nu. Vad är absolut viktigast för er och vad kommer att underlätta mest för nya medarbetare? Börja där – då har ni ändå kommit längre än förut. Utöka sedan bitvis. 

Digitalisera
Att göra sin preboardingprocess digital, med hjälp av ett kandidatverktyg, underlättar ur flera aspekter. Dels kan medarbetaren få tillgång till material direkt när rekryteringsprocessen avslutats och dels kan olika typer av preboardingresor skapas beroende på vilken roll som har rekryterats. Dessutom säkerställer det att er rutin ser likadan ut oavsett vilken chef som är ansvarig – då spelar det ingen roll att vissa chefer är jätteduktiga på att skicka ut mail och bjuda in till fika, medan andra inte är det. De digitala verktygen som finns idag ger alla lika förutsättningar, samtidigt som preboardingprocessen kräver mindre tid och kostnader av organisationen. 

Kultur och värderingar 
För att spara tid från den faktiska onboardingen och ge medarbetaren en känsla för arbetsplatsen är det bra att börja introducera för kultur och värderingar redan under preboardingen. Det kan man till exempel göra genom att skicka ut en länk till en film som berättar mer om företaget och dess historia, och kombinera det med en kort digital utbildning där värdeord och värderingar introduceras med några scenarion att ta ställning till. Håll det kort, enkelt och lustfyllt!

Välkomna till teamet
Alla känner vi nog till den pirriga känslan av att ha landat ett nytt jobb men att behöva vänta i flera månader på den första dagen. Nyfikenheten och nervositeten kan enkelt stillas med några enkla rutiner och för att få den nya medarbetaren att känna sig riktigt välkommen är ett tips att så tidigt som möjligt introduceras för de andra i teamet. Låt inte allt det sociala vänta till den första kontorsdagen, varför inte bjuda in till en fika eller AW på kontoret? Uppmana medarbetaren att connecta med alla i teamet på LinkedIn och bjud in att följa ert Instagramkonto där man får ta del av kulturen och det dagliga arbetet. Att använda de kanaler ni redan har kostar ingenting och kan göra att även nya stjärnor känner att de är en del av teamet långt innan första dagen. 

Utvärdera
När ni kommit igång med preboardingen är det viktigt att löpande utvärdera för att kunna plocka bort och lägga till delar. Låt de nya medarbetarna svara på anonyma formulär och jämför svaren med era uppsatta mål. Genom att konstant fila på processen ser ni till att den är den bästa för er och era medarbetare. 

All preboarding ska självklart ske med respekt för att medarbetaren ännu inte jobbar hos er och kanske inte har all tid i världen med ett annat jobb att gå till varje dag. Men genom att nya medarbetare, redan innan de gör sin första dag, har introducerats till viktig information, sitt team, chefer, kultur och värderingar kommer den första tiden på företaget bli en riktig kickstart!

/Marcus Johansson, Pre-sales Manager på Visma Talent Solutions

Fyll i formuläret för att signa upp till vårt nyhetsbrev:

"*" indicates required fields

Samtycke
För information om hur vi behandlar dina personuppgifter, läs vår integritetspolicy.
This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Skapa en legendarisk arbetsplats