Onboarding-processen väger tungt för dina anställda

Man kan säga att det går trender i allt. I HR-världen just nu pratar man mycket om kandidatresan, från att ansöka om ett nytt jobb till att göra sin första tid på en ny arbetsplats. Pandemin har minst sagt dragit allt till sin spets, vi är lite skörare för arbetskraftens rörelse på arbetsmarknaden. Att vi vill veta hur vi får våra anställda att stanna kvar är inte så konstigt, och just det ska vi dyka lite djupare i med det här blogginlägget.

Anna Bouka är HR-expert. I sin roll som HR-chef arbetar hon bland annat med kompetensutveckling, hälsa och välmående, rekrytering och employer branding. Vi tittar på hur man behåller talang, hur stor betydelse en bra preboarding och onboarding har och hur detta kommer att utvecklas framåt.

Vikten av onboarding

Onboarding är att säkerställa att kandidaten går från rekryteringsprocessen så smidigt som möjligt in i att vara fullt integrerad i verksamheten. Men Anna berättar att onboardingen faktiskt även påverkar hela medarbetarupplevelsen, under en anställnings fulla längd.

– Upplevelsen av onboardingen hänger kvar genom hela anställningen och det är alltför ofta medarbetare berättar, innan de slutar på en arbetsplats, hur den första tiden som anställd var skakig. Det är en otroligt viktig period som spelar in i hur länge en anställd väljer att stanna kvar på arbetsplatsen och hur väl de trivs – mycket avgörs redan vid starten.

Vad innehåller onboardingen?

Anna berättar att det finns två perspektiv i onboardingen där den ena delen rör de praktiska bitarna som material, arbetskläder eller annan utrustning som kanske ska beställas. Att allt det finns på plats när kandidaterna kommer sin första dag bidrar mycket till en bra upplevelse.

Därefter finns det som Anna benämner som de mjuka värdena, som ger trygghet och bidrar till ett varmt välkomnande. Man kanske har bokat in en fika med teamet eller har ställt en blomma på plats när den nya kommer sin första dag. Är det långt kvar tills kandidaten börjar kan man jobba med utskick eller kanske ett förinspelat informationsklipp med en VD. Den perioden innan anställningens start kallas för preboarding.

Som chef är det viktigt att, utöver standardiserade processer, också anpassa onboardingen efter individen som ska börja, därför finns det inget tillvägagångssätt som passar alla. Någon vill vara på kontoret bland kollegor, andra vill ha en mentor, utöver sin närmaste ledare, för att vända sig till. Det är viktigt att vara lyhörd för vad den nya kollegan behöver för att trivas.

Preboarding och Onboarding

För några är preboarding ett nytt begrepp. Men Anna berättar att man kan se preboarding som en del av onboardingen. En anställningsprocess börjar med rekryteringen, ett kontrakt skrivs på och därefter löper oftast en tid mellan uppsägningen från det gamla arbetet fram till första dagen på det nya. Denna tid kan pågå i en eller flera månader – fram tills kandidaterna börjar sin första dag på den nya arbetsplatsen. Det är under dessa månaderna som preboardingen tar sin plats.

En del arbetsplatser applicerar mail-utskick under den tiden med löpande information. Börjar kandidaten direkt efter jul kan man till exempel bjuda in till företagsevent, en lunch eller skicka ett julkort. Det viktigaste är att kandidaten känner sig inkluderad redan innan anställningens start.

– Jag tror att man uppfattas som en ointresserad arbetsgivare om man hoppar över preboardingen. En total tystnad från arbetsgivaren skapar en osäkerhet hos kandidaten ju närmare startdatum du kommer, ”vad händer egentligen min första dag, vilken tid skulle jag vara där”. De efterlyser såklart information och det är så lätt avhjälpt. Det räcker med regelbundna telefonsamtal från ledaren på den nya arbetsplatsen, berättar Anna.

Automatiska verktyg och digitaliserade processer till hjälp

Anna berättar att som dagens samhälle ser ut behöver vi en kombo av digitala och fysiska metoder i våra anställningsprocesser. Att ett signat kontrakt automatiskt ger löneuppgifter till löneavdelningen, checklistor till närmaste ledaren och beställningslistor till IT-avdelningen är ett sätt att effektivisera och spara tid. Man kan på så sätt förbereda med utrustning och information som automatiskt finns på plats till medarbetarens första dag. Inlogg finns i mailen, en dator ligger på bordet. Sånt kan vara digitaliserat och processtyrt. Och det finns fler fördelar med att jobba med digitala verktyg på arbetsplatsen.

– Jag har varit på bolag där utvecklingssamtal och introduktionsscheman förs med papper och penna, tappas bort och måste göras om när nästa ledare börjar. Med hjälp av digitala verktyg får ledaren en påminnelse om vad som ska ske under onboardingen via exempelvisvis checklistor. Sedan kan man också, med rätt verktyg, lätt skapa mål, både mätbara mål och utvecklingsmål,och mäta måluppfyllnaden löpande under anställningens gång. Återkoppling från medarbetare till organisationen via medarbetarundersökningar är också oerhört viktigt för att tillsammans kunna utvecklas framåt. Digitala verktyg är på många sätt otroligt effektiva men det viktigaste är att man kontinuerligt involverar medarbetaren och aldrig tappar bort den personliga aspekten. Detta sker enklast genom regelbundna dialoger mellan ledare och medarbetare.

Hur kommer onboardingen att utvecklas framåt?

I tider där fler arbetar från hybrida kontor tror Anna att det är viktigt att vi blir ännu mer digitaliserade och skickliga på digital pre- och onboarding.

– Jag tror att det kommer bli bättre integrerat med andra delar av medarbetarresan. Man kommer nog jobba mer med att olika verktyg och processer ska samspela, och så blir det nog mer interaktivt för kandidaten. Det kanske kommer bli att vi skickar ut ett quiz ”vad vet du om din nya arbetsplats” eller att man får vara med och bidra till något pågående projekt redan i preboardingfasen. Sen tror jag att vi vill samla in mer information om vår nya medarbetare redan innan start och vad som är viktigt för hen.

Om jag ändå är osäker på hur jag ska arbeta med onboarding?

Till arbetsgivare som inte arbetar med onboarding och känner sig osäker på att starta igång arbetet har Anna några tips längst vägen:

– Jag skulle bara vilja säga till alla som funderar på hur det ska gå till att starta upp en pre- och onboardingprocess: att bara börja. Varje början är svår, men det leder alltid i rätt riktning. Man kan lätt fastna i rädslor och jämföra sig med hur andra företag har gjort men tänk inte att processen måste bli perfekt direkt. Alla sätt är bättre än inget. Våga också ta input från medarbetare, fråga vad de saknade när de började, och utvärdera hur ni kan utveckla onboardingen kontinuerligt.

Anna Bouka, HR-chef, Visma Talent Solution