Att börja ett nytt jobb innebär för många nervositet och förväntningar. Under rekryteringsprocessen har samtliga parter visat sig från sin bästa sida och förhoppningsvis har du som arbetsgivare lyckats förmedla en attraktiv och sanningsenlig bild av företaget. Vid onboardingen blir det därför viktigt att infria dessa förväntningar.

Ditt viktigaste verktyg för att säkerställa en smidig start för den anställde är en välplanerad onboardingprocess. En studie visar att anställda som deltar i ett organiserat onboarding-program kommer med 69% större sannolikhet att stanna kvar på arbetsplatsen i upp till tre år än de anställda som inte fått samma start (Bauer, 2010). En lyckad onboarding är därför en viktig parameter för att både lyckas behålla talanger samt säkerställa att de snabbt kommer in i sin roll.

Mer än introduktion till arbetsuppgifter

Under onboardingen läggs ofta stor tonvikt på att introducera anställda till arbetsuppgifter, därför blir det lätt att andra kritiska delar av introduktionen försummas. Glöm inte att det är minst lika viktigt att introduas in i det sociala sammanhanget, skapa en långsiktig utvecklingsplan och att tillsammans sätta upp tydliga förväntningar.

Onboarding är även ett utmärkt tillfälle att göra anställda till ambassadörer för ditt arbetsgivarvarumärke! Inom produktutveckling pratar man om ”time to wow!”. Vilket syftar på den kritiska första perioden som är avgörande för om kunder väljer att köpa våra produkter eller tjänster. Det går lika bra att tillämpa denna tankesätt på onboarding. Se därför introduktionen av en nyanställd som din organisation ”time to wow”. Vad kan ni göra så att anställda säger wow och vill berätta för vänner och familj om sin fantastiska första tid hos er?

Flera steg i onboardingprocessen

Man brukar säga att onboarding startar från och med den anställdes första arbetsdag och löper 6 månader framåt men det är inte hela sanningen. För att lyckas med introduktionen av nyanställda är det viktigt att även ta hänsyn till perioden mellan signerat avtal och den första arbetsdagen, så kallad pre-boarding. Den handlar om att hålla den anställda varm och säkerställa att hen känner sig informerad, välkommen och redo för start. Det kan handla om att skicka ut material på förhand som exempelvis personalhandbok, bjuda in till en lunch med teamet eller skicka hem en välkomstpresent.

En annan aspekt av onboarding som ofta glöms bort är uppföljning. Uppföljning hjälper oss att på ett strukturerat sätt säkerställa att den anställda kommer in i rollen och trivs på företaget. Var därför noga med att boka in kontinuerliga avstämningar med både chef och HR. Även utskick av enkät kring nöjdhet av onboarding kan vara bra att inkludera.

Struktur är a och o

En studie visar att de organisationer som har välplanerade onboardingprocesser ökar produktiviteten med 70 % (Glassdoor). Onboarding består av många delmoment över längre tid med flera inblandade parter så som chefen, HR, teamet, IT och givetvis den anställda. Därför är det extra viktigt att arbeta strukturerat. Utan ett effektivt och digitalt systemstöd för pre-och onboarding kräver processen både tid och energi. Fördelarna med en digital pre- och onboarding är därför många, och ger företag stöd genom hela onboardingprocessen. Genom att automatisera och digitalisera så många delar som möjligt kan du som arbetsgivare frigöra tid som kan läggas på relationsbyggande och att säkra att medarbetaren får en så bra start som möjligt, vilket är särskilt viktigt nu när många genomgår processerna på distans. Den digitala onboardingen är inte bunden av en tid eller plats, medarbetaren kan välja att ta del av den i sin egen takt. Om medarbetaren vill kan introduktionen börja redan innan den första arbetsdagen. Redan i preboarding-fasen kan arbetsgivare exempelvis smyga igång kompetensutveckling genom att skicka digitala utbildningar kring ett ämne som är viktigt att sätta sig in i, så kan medarbetaren smidigt komma igång på egen hand.

Med ett strukturerat arbetssätt säkerställer du även att onboardingen inte blir personberoende kopplat till vilken chef eller när man börjar på året, utan att samtliga anställda får en likvärdig övergång från kandidat till medarbetare.