Många bolag står inför en okänd framtid när man ser in i andra delen av 2022 och framåt.

Ett tredje år i pandemin och arbetssituationen har i och med det genomgått stora förändringar i form av distansarbete och mot den nya termen distansarbete. Många arbetsgivare vill ha tillbaka sin arbetskraft på kontoret men anställda vill fortsätta arbeta flexibelt och fördela sina arbetsdagar mellan kontoret och hemma. Som arbetsgivare krävs det att du möter situationen med ett lösningsorienterat framåttänkande.

Är den här hybrida modellen framtiden? Vad betyder det för din organisation? Och viktigast av allt, hur stödjer du dina medarbetare som jobbar på distans i varje steg av deras medarbetarresa? En sådan lösning kan för dig vara är en hybrid arbetsmodell som hittar en balans mellan kontorstid och distansarbete och låter anställda arbeta på platser mellan 1 och 4 dagar i veckan. I den här artikeln delar vi med oss av tips för hur du på bästa sätt kan integrera ett hybrid-arbetssätt i ditt onboarding-program.

Överensstämmelse

Compliance beskriver processer av att lära nya medarbetare och de grundläggande juridiska samt företagsspecifika regler och förordningar. Compliance ses ofta som ingångsnivån för onboarding eftersom det i allmänhet hänvisar till viktiga steg som måste tas när en nyanställd börjar sin resa på ditt företag. Detta kan till exempel börja med att fylla i viktiga papper, utrusta den nyanställde med en bärbar dator och telefon eller genomgå utbildningar. I den hybrida arbetsmiljön måste dessa aspekter kommuniceras till nyanställda på distans eller personligen på ett liknande sätt. För att säkerställa den bästa medarbetarupplevelsen kan du använda dig av ett interaktivt digitalt verktyg som presenterar information i rätt tid och på ett mer engagerande sätt. Du kan enkelt göra processen mer lättsmält med spel, interaktiva frågesporter och videor.

Förtydligande

Tydlighet avser hur väl nya medarbetare förstår sin nya roll och vad som förväntas gällande prestation. Genom att skapa personliga ”onboarding journeys” beroende på plats, avdelning och specifik roll för varje nyanställd kan du säkerställa att de bara får den information som är relevant för just dem. Detta förhindrar en överbelastning av information och säkerställer att den viktigaste informationen kommuniceras till rätt person, vid rätt tidpunkt. Särskilt i en hybrid arbetsmiljö är rätt timing avgörande för att vara tydlig och transparent om förväntningarna som kommer med varje mångsidig rulle. Därför rekommenderar vi att du skapar anpassade checklistor för dina chefer eller mentorer som kommer att kommunicera denna information till den anställde. På så sätt finns det en strukturerad överblick för att säkerställa att nyanställda har allt för att komma igång.

Tips: Skapa en 100-dagarsplan, som kartlägger de första 100 dagarna av nyanställningar inom din organisation. Detta inkluderar att kombinera virtuella och fysiska check-ins för att säkerställa att din nya medarbetare förstår sin roll och förväntningar efter introduktionsstadiet.

Kultur

Kultur innefattar att ge anställda en känsla för de formella såväl som informella normerna på sin nya arbetsplats. Underskatta inte att onboarding, specifikt i en hybrid arbetssituation, fungerar som ett av de viktigaste sätten att forma, underhålla och påverka din organisationskultur. Det ger dessutom ett utmärkt sätt att inte bara lära dina nya medarbetare om ditt företags historia, mission eller vision. Tänk på att dina nya talanger lägger grunden för din organisations framtid. För att ge dina medarbetare som har en virtuellt onboarding den mest autentiska introduktionen till det som är viktigt i din organisation, kommer en blandning av engagerande fysiska introduktionsdagar på plats och virtuellt onboarding-innehåll som personlig videor eller rolig frågesport öka chansen att göra dem till varumärkesambassadörer från dag ett.

Anslutning

Används ofta för att beskriva de viktiga mellanmänskliga relationerna och kontakterna som nya medarbetare måste etablera när de börjar på ett nytt företag. Få saker gör en nyanställd mer engagerad än att få dem att känna sig förstådda och försöka redan från början. Speciellt om de står inför sina första veckor på distans, kan det vara helt avgörande att skapa en bra anslutning via virtuella kaffepauser med teammedlemmar eller kollegor från andra avdelningar. För dina medarbetare kan det göra stor skillnad att gå in i ett rum med bekanta ansikten den första dagen. Att inkludera en kort profil av dina existerande medarbetare ger dina hybrida anställda möjligheten att ta reda på mer om de kollegor som de kanske inte har haft chansen att träffa (digitalt) ännu.

Förtroende

Förtroende hänvisar till hur mycket nyanställda känner att de kan göra sitt jobb på ett bra sätt och ta sig an den nya utmaningen. Ett sätt att öka dina anställdas förtroende tidigt är att ge dem möjlighet att bidra till tidiga framgångar. Detta gör dem mer benägna att känna sig positiva kring valet att ha börjat på sin nya arbetsplats. Utöver prestationsrelaterad bekräftelse kan det göra det lilla extra och ge dina nyanställda självförtroende om ni ger ett varmt, omtänksamt första intryck med personliga välkomstpresenter på kontoret eller skickade till dina nyanställda.

Tips: Särskilt dina anställda som jobbar helt på distans kanske undrar ”kommer jag att spela lika stor roll som de som jobbar på ett fast kontor? Hur kommer folk att se vad jag gör?” Därför är det viktigt att kommunicera transparent hur deras arbete kommer att betyda och på vilket sätt digitala verktyg, kollegor och chefer finns för att stödja dem.

Återkontroll

Digitaliseringen har gett oss många möjligheter att effektivisera vårt arbete. Bland annat med möjligheten att skapa kontinuerliga ”feedback loops” för att spåra och analysera data. De flesta har inte jobbat så länge med en helt hybrid onboardingmodell och det är då av extra vikt att samla all feedback för att ta reda på viktiga insikter om vad som går bra och vad som ännu inte finns men skulle behövas i ditt onboardingprogram. För en mer personlig återkoppling rekommenderar vi att du gör korta undersökningar i slutet av onboardingen och tar vara på den input ni får och använder som underlag i incheckningar framöver.

Ett kontinuerligt förbättrande av ditt hybrid onboarding-program

Att skapa en hybrid ombord-bok hjälper dig att växla mot framtiden. Men kom ihåg: Att införa hybridarbetsmodellen i ditt onboarding-program kräver att du är flexibel. Tänk på hur du kan tillhandahålla information om rätt sätt och kontinuerligt optimera ombordresorna baserat på de förändrade kraven från dina medarbetare.

Nyfiken på att lära dig mer om hybrid onboarding? Lär orginalartikeln här