Region Kronoberg effektiviserade sin utbildningsadministration

Resan mot ett strategiskt HR-verktyg

Hur började ni resan med att införskaffa ett strategiskt HR -verktyg?

Resan påbörjades genom en kartläggning av nuläge avseende intern kompetensutveckling och utbildning. Även omvärldsbevakning genomfördes.

Behoven var följande:

En portal för lärande för att möjliggöra ett effektivt och modernt arbetssätt när det gäller frågor som rör utbildningar, kompetens och lärande i en effektiv lärande organisation.

Uppfylla två huvudsyften:

Fungera som en digital läromiljö för e-utbildningar i olika former både föreläsningsform, workshop, kunskapsdelning och för att skapa lärande nätverk – virtual learning environment
Hantera administrativt arbete kring utbildningar, hantera anmälningar, registrera närvaro, certifikat, ge rapportunderlag för verksamheten, befattningsutveckling, kompetensregistreringar, uppföljningar och linkande – learning management system.

Utmaning, projektgrupp och implementation

Utmaning:

Vi behövde ersätta den befintliga lösningen för kursadministration och kompetensregistrering. Vi hade flera olika system för kursadministrationen som inte kommunicerade med varandra.

Hur satte ni samman er projektgrupp?

Det fanns en tydlig plan för genomförande med avsatta resurser. Projektmedlemmar med olika kompetenser från HR, IT samt utbildning och lärande tillsattes för att få en bra gruppdynamik.

Hur har implementationen och införandet gått?

Vi har effektiviserat vår utbildningsadministration i ett gemensamt Regionövergripande Talent Managementsystem. Med hjälp av Visma Talent Solutions har vår implmentation och utrullning till ca 6400 (oktober 2019) medarbetare gått smidigt.

Vi började i januari 2019 med implementationen och gick live oktober 2018. Det var ett stort arbete med att föra över information till vårt gamla system och sätta upp all funktionamlitet i SABA. I bakgrunden finns alltid Visma som stöd och rådgivning.

Vi valde att införa funktioner stegvis och inte börja med allt samtidigt. Vi har själva lärt oss systemet och väljer vilka delar vi vill börja använda och när vi vill aktivera dem. På så vis utökar vi användandet successivt och det är ett system som vi kan växa i.

Under 2020 har över 5500 medarbetare loggat in 50.000 gånger i systemet.

Utbildningsintensiv verksamhet

När en utbildningsintensiv verksamhet, ni har redan över 500 utbildningar i er utbildningskatalog. Er verksamhet ställer höga krav på att säkerställa att alla har rätt kompetens för uppgiften och att säkerställa hög patientsäkerhet. Kan ni berätta lite om ert arbetssätt och era metoder för att möta kraven?

Utbildningskatalogen innehåller obligatoriska, introduktions-samt verksamhetsspecifika utbildningar som Regionen har behov av. Systemet stödjer alla typer av lärande och de distribueras till våra medarbetare via automatiska tilldelningsregler eller kravinställning som tillfaller utifrån medarbetarens befattning och organisation.

Ni hanterar ett stort antal kompetenskort. Kan ni berätta lite om metodiken bakom ett kompetenskort, hur fungerar ett kompetenskort och hur skiljer det sig från en vanlig utbildning?

Kompetenskort är en digital utbildning för medicinsk utrustning som repeteras årligen. Kompetenskortet består oftast av en kortare utbildning innehållande pdf, film eller checklistor samt kunskapstest som avslutning. Vårt behov av att kombinera olika typer av innehåll stöds på ett mycket bra sätt. Allt skapas och presenteras i ett flöde och kan enkelt redigeras om vi behöver ändra, lägga till eller ta bort något. Vi har också jättebra möjligheter att följa upp status på kompetenskorten.

Hur har pandemin påverkat lärandet?

Vill du berätta hur ni använt Saba för att anpassa er och ställa om lärandet utifrån nya förutsättningar?

Pandemin har varit utmanande för oss alla och vi inom hälso-och sjukvård har varit mycket hårt utsatta. Då är det viktigt att vi som organisation har lätt för att ställa om och stödja vår verksamhet så effektivt som möjligt. Vi har på ett sätt kunnat ställa om flera lärarledda utbildningar till virtuella distansutbildningar istället. Under 2019 levererades ca 5% av våra utbildningar webbaserat i systemet. Under 2020 har övergången inneburit att hela 71% av alla slutförda utbildningar kommer från virtuellt lärande.

Beskriv några exempel på hur ni använt systemet för att automatisera och effektivisera era processer?

Det är jätteviktigt och vi har bland annat automatiserat tilldelning av utbildningar. Tidigare fick medarbetare eller chef leta efter lämpliga utbildningar, idag kan vi med hjälp av smarta regelverk tilldela utbildningar direkt. Förutom att det sparar tid så ger det också medarbetaren en större tydlighet i vilka utbildningar som ska genomföras.

Nästa steg

Ni har kommit långt i ert arbete med att bygga upp en effektiv och välfungerande utbildningsprocess. Vad är nästa steg, vilken process står på tur?

Fortsätta nyttja vårt systemstöd och bygga vidare på det genom att effektivisera introduktionstiden för nyanställda med checklistor, utbildningar och samtidigt ha möjlighet att bli en attraktivare arbetsgivare.

”Fantastiskt tryggt att ha allt samlat på ett ställe. Roligt, svårt att avsluta vid dagens slut.”
– Utlåtande från en ny medarbetare.

Slutligen, om du skulle ge ett råd eller bjuda på ett tips till andra, vad skulle det vara?

Vi såg tidigt behovet av ett supportstöd till medarbetarna inom organisationen och den fanns tillgänglig redan vid uppstart. Börja inte med allt samtidigt, ta en sak i taget. Se därför till att välja ett system som ger er möjlighet att växa med systemet precis som vi gjort.

Visma Blogg

I vår bloggportal kan du läsa allt från tips och trix, till trender och viktig information.

Visma Podd-TV

I vår Podd-TV Kundidatresan möter vi varje månad spännande aktörer inom HR-sfären.