Från EVP till
integrerad rekryterings- och onboardingprocess

Anette Nordsjö, HR-partner, har jobbat på Sigtuna kommun i snart fem år och beskriver hur de tog ett ordentligt omtag kring sina HR-processer för att skapa rätt grundförutsättningar för att digitalisera verksamheten.

– Vi gjorde väldigt spridda insatser, vilket inte ledde till någon ordentlig effekt. Vi beslutade därför att ta bort många av de aktiviteter vi gjorde och börja om från grunden med att bygga vårt arbetsgivarlöfte, alltså EVP (Employee Value Proposition).

Med sitt EVP på plats kunde Sigtuna sedan säkerställa att de hade samma budskap och erbjudande för hela kommunen, vilket bland annat underlättade i att uppfattas som enhetliga, oavsett vilken tjänst en kandidat sökte. Nästa steg blev att säkerställa att kommunen hade rätt förutsättningar och budskap för att proaktivt nå svårrekryterade roller.

En introduktion som passar alla

Vad fanns det mer för utmaningar på er digitaliseringsresa?

– Introduktionsdagar för nyanställda. Det var en ohållbar situation att hålla en fysisk introdag då alla medarbetare i kommunen inte kunde delta. Vi digitaliserade introduktionsdagen, men upptäckte snabbt att det inte räckte. Vi missade fortfarande att nå ut med budskap till delar av vår kärnverksamhet. Till exempel kan en lärare inte missa en lektion för att vara med på en introduktionsdag, oavsett om de är fysiska eller online.

HR-teamet på Sigtuna kommun insåg att de behövde skapa en introduktion där individen och verksamheten själva kunde bestämma när det passar bäst att ta del av informationen. De började arbetet med att implementera en kunskapsportal där de nu har skapat utbildning och annan viktig information som nya medarbetare behöver ta del av.

– Vårt mål är att alla medarbetare ska ha genomgått sin onboarding under första månaden på jobbet, säger Anette. Det blir lätt att mäta vilka som genomgått utbildningen och inte, samt ett verktyg för cheferna att prata vidare om med sina nyanställda. Vi säkerställer på detta sättet att alla tar del av samma information och har rätt förutsättningar att komma vidare i sin roll.

Göra tiden mellan jobb meningsfull

Det finns ofta ett glapp i tiden mellan att en kandidat signar sitt kontrakt hos sin nya arbetsgivare till att man har sin första dag. Kommunen ville göra om och nå ut med rätt typ av information. Anette berättar hur idén kring att jobba mer strukturerat med pre-boarding initierades.

-Tiden mellan att man säger upp sig hos sin gamla arbetsgivare och väntar på att börja på sin nya arbetsplats kan upplevas som ett tomrum. Vi har skapat automatiserade mailflöden som kandidaterna får redan innan första dagen. Vi vill att den positiva känslan av oss som arbetsgivare ska fortsätta från rekryteringen till första dagen utan något glapp. Inspirerande information i kombination med riktlinjer, policies, förmåner, som annars kan upplevas som tungt om man får det sin första vecka. Vi vill ju att våra nya medarbetare ska känna sig inspirerade och välkomna redan innan de börjar.

Vad är de största fördelarna med att ha gemensamma processer för rekrytering, pre-boarding och onboarding?

– Vi kan vara trygga i att vi skapar samma förutsättningar för alla, chefer såväl som medarbetare. Våra chefer kan enkelt följa utbildningar som deras medarbetare har gjort. Det blir mindre spretigt. Det sparar också tid för oss att ha en integration på plats mellan rekryteringssystem, onboardingportal och även lönesystem. Det gör att vi har koll på data som flödar mellan systemen så att det inte blir onödigt manuellt arbete innan pre- och onboarding drar igång.

Från före detta medarbetare till ambassadörer

Vad är nästa steg på er digitaliseringsresa mot att vara den mest attraktiva arbetsplatsen i Stockholms län?

– Vi kommer att fortsätta att utveckla och förbättra vår onboarding. Men nästa initiativ blir offboarding. Att säkerställa att vi verkligen förstår varför våra medarbetare slutar, lära oss av det och jobba så bra vi kan för att de ska bli ambassadörer.